Fundamentos de Gestión de Proyectos Efectiva

Por: Ing. Bari Dominguez, MGEN.

Un proyecto consiste en colocar/utilizar los recursos para lograr un objetivo específico siguiendo un esquema planificado y organizado.

La gestión de proyectos se enfoca en planificar las actividades, programarlas y luego mientras se está en el proceso de ejecución controlar dichas actividades.

Pero específicamente el control consiste en mantener tres factores bajo control, ellos son: Tiempo, Costo y Alcance. Diferentes áreas de la empresa pueden entrar en conflicto respecto a los factores anteriores por los intereses particulares de cada departamento. Aunque ésta no debiera ser la práctica así ocurre muchas veces.

La planificación del proyecto comienza desde el momento en que éste se solicita y en caso de que sea una actividad que se repita cada cierto tiempo, como por ejemplo un Mantenimiento Mayor, se comenzará inmediatamente termine la que precede.

Esta primera etapa del proyecto es muy importante ya que en ella deben quedar concretados, en orden secuencial, los siguientes puntos: Definición de actividades, asignación de duración de éstas, fechas de término y comienzo de cada actividad y la asignación de los recursos. La asignación de recursos se refiere a los recursos humanos, materiales y costos de realizar cada actividad.

Una vez se deciden las actividades a realizar y su costo, luego que se tiene aprobación del plan, hay que comenzar de inmediato con la adquisición de los materiales y los servicios para que estos estén disponibles al comienzo del proyecto o en el momento en que se planificó su uso. Aquí debemos incluir también el presupuesto necesario. Con los puntos anteriores ya se podría tener parte del control del tiempo y de los costos.

En la asignación del tiempo a cada actividad se le debe de estimar un por ciento adicional para que se puedan enfrentar los imprevistos.

Dentro de esos imprevistos también se encontrarán actividades que son necesarias realizar pero no estaban en el alcance.

En un proyecto el alcance lo vemos como una parte clave. En él se debe definir claramente todos los entregables ya sea para empleados de la empresa o para un Contratista que se utilice.

Lo importante es visualizar todas las posibles acciones en que será necesario incurrir para lograr los objetivos del proyecto.

Si dejamos variar el alcance, variarán los costos y el tiempo de ejecución a menos que se introduzcan más recursos.

Debemos tener total claridad sobre las actividades a realizar antes de que comience el proyecto, y se detallan a continuación los aspectos relacionados:

1. Definición de las actividades

2. Asignación de recursos incluyendo el responsable del trabajo

3. Determinar los recursos necesarios tanto de efectivo como humanos

4. Hacer pedido de los materiales como del talento humano que serán necesarios en cada actividad

5. Dar seguimiento a la adquisición de los recursos

6. Secuencia clara de las actividades a realizar.

7. Seguimiento durante la ejecución de estas para que sean realizadas como fueron planificadas.

Las actividades anteriores son necesarias para evitar también que se afecte uno de los factores claves del proyecto que es la duración de las actividades.

Una vez este listo el plan del proyecto, se recomienda trazar la curva S, y luego esto permitirá dar un seguimiento de lo que se habia planificado versus lo actual, poder saber cuánto tiempo estamos atrasados o adelantados en el proyecto.

Mientras el proyecto esté en ejecución se debe dar seguimiento diario al progreso de las actividades mediante reuniones cortas que no duren más de una hora. También se debe enviar una actualización a cada parte involucrada en el proyecto sobre los avances. En este informe el gerente de proyecto debe especificar cual tarea es la ruta crítica y también cuándo se estima terminará el proyecto.

Se recomienda enviar una comunicación a cada contratista que se ha utilizado en el proyecto, una vez termine las actividades que tenía bajo su responsabilidad, notificándole que esas tareas ya fueron concluidas y que presente las facturas pendientes cuanto antes. Esto permitirá que no queden puntos confusos cuando se vayan a realizar pagos futuros.

Cuando el proyecto finalice se debe de realizar una reunión para discutir las lesiones aprendidas para levantar las mejores prácticas futuras al realizar este tipo de actividad.